конференция

Секреты организации конференции

Проведение конференции

Несмотря на разнообразие видов конференций, форумов или симпозиумов их организация начинается с четкого понимания для чего и для кого будет проводиться данное мероприятие и что планируется получить в результате.

Цель конференции может быть

– обмен опытом

– повышение экспертности

– перспективы роста в различных областях науки, культуры, бьюти-индустрии и т.д.

– повышение узнаваемости в своем направлении/профессии

Организация конференции включает в себя основных три этапа:

– этап подготовки

– проведение мероприятия

– постконференционное обслуживание

Разберемся подробнее

На этапе подготовки устанавливаются даты, подбирается площадка с учетом специфики конференции, предполагаемого количества участников, продумывается трансфер и организация обедов или чайных пауз. Важно понимать – будет конференция городского масштаба или нужно позаботиться о выборе места проживания спикеров и коллег из других городов/стран.

Здесь же продумывается регламент, правила и способы регистрации участников и гостей конференции.

Чаще всего конференция завершается торжественным вручением сертификатов или дипломов. Организаторы обязательно уточняют требования к разработке или приобретению сертификатов и сувенирной продукции. Уточняется бюджет.

Проведение конференции

ВЫБОР СПИКЕРА является одной из важнейших задач, во многом гарантирующей успех конференции . В этом вопросе нельзя доверять только интуиции или чьей либо рекомендации. Вам нужны лучшие спикеры-эксперты — профессионалы с уникальным опытом и умением донести и передать его другим.

Чтобы конференция была максимально полезной и продуктивной, организаторы заранее должны узнать у спикеров темы их докладов. Это поможет грамотно выстроить последовательность выступлений и сделает недопустимым повторы в темах. Очень важно по возможности исключить (или хотя бы максимально минимизировать) рекламные моменты в выступлении приглашенных спикеров. Наличие рекламных включений значительно подрывают авторитет как лектора, так и организаторов.

ИНФОРМАЦИОННАЯ ПОДДЕРЖКА включает в себя обеспечение качественной рекламы предстоящей конференции, привлечение информационных партнеров и спонсоров. Сюда же относится разработка дизайна и печать буклетов, брошюр и пригласительных билетов

Огромное значение нужно уделить ТЕХНИЧЕСКОЙ ОСНАЩЕННОСТИ конференц-зала, достать и установить необходимую аппаратуру для выступлений и презентаций

конференция

По завершению конференции работа организаторов не заканчивается. Необходимо проконтролировать публикацию докладов и лекций участников, собрать отзывы, получить обратную связь, опубликовать информацию о проведенном масштабном мероприятии в СМИ и соцсетях.

Проведение конференции – кропотливая и трудоемкая работа. Без помощи специалистов тут никак не обойтись. Нужен современный подход и многолетний опыт одновременно.

В Иркутске организацией конференций занимается агентство праздничных услуг «Радуга Желаний». Наши сотрудники успешно проводят в среднем 5-7 подобных мероприятий в год. Нашим лозунгом при подготовке мероприятий такого масштабного являются слова «Сомневайся во всем. Проверяй и перепроверяй!» И это неспроста – ведь главной особенностью организации любой конференции является её масштабность. Масштабность и по количеству участников и по продолжительности самого мероприятия. При этом наша задача как организаторов – быть уверенным в том, что всё пройдет наилучшим образом.

Организация конференции

Поделиться

Заказать мероприятие или консультацию